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Rechnungen beim Export – Handelsrechnung und Proformarechnung

Beim Export in Länder, die nicht Mitglied der Europäischen Union sind, muss in der Regel eine Handelsrechnung erstellt werden. Bei Sendungen, deren Ware keinen Handelswert hat, kann eine Proformarechnung angefertigt werden.

Handelsrechnung

Erstellen Sie pro Sendung eine Handelsrechnung im Original sowie als vierfache Kopie. Bringen Sie diese außen an der Sendung an. Um eine reibungslose Einfuhrzollabfertigung sicherstellen zu können, muss die Handelsrechnung folgende Angaben enthalten:
  • Name und Anschrift des Versenders
  • Name und Anschrift des Empfängers inkl. Kontaktperson, Telefon- und Faxnummer
  • Lieferanschrift, falls diese von der Rechnungsanschrift abweicht
  • Rechnungsnummer, -ort und -datum sowie der Vermerk "Rechnung"
  • Frankatur
  • Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-Id-Nr.)
  • Gültige EORI-Nummer
  • Bezeichnung und Anzahl der einzelnen Waren mit der zugehörigen Warentarifnummer, dem Stückpreis mit Währungsangabe, Gewicht (brutto/netto), Ursprungsland, Paketnummer
  • Gesamtrechnungswert der Sendung mit Währungsangabe
  • Ursprungserklärung, falls Warenursprungsland innerhalb der EU
  • händische Unterschrift (kein Faksimile), Klarschrift und Firmenstempel des Versenders

Beim gewerblichen Export ab 1.000 EUR Warenwert benötigen Sie zudem i.d.R. eine Ausfuhranmeldung .

Proformarechnung

Eine Proformarechnung ist ein Beleg für Waren, die keinen Handelswert haben. Dazu zählen beispielsweise Geschenksendungen, Musterlieferungen und Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind. Die Proformarechnung stellt keine Zahlungsaufforderung für den Empfänger dar. Beim Export wird den Zollbehörden mit einer Proformarechnung der Wert der Waren nachgewiesen. Die nötigen Angaben entsprechen denen der Handelsrechnung (siehe oben). Zusätzlich muss eine Wertangabe mit einem Vermerk wie z.B. "Geschenksendung – Wert nur für Zollzwecke", "free of charge" oder "supplied free of cost" erfolgen.
Alle Angaben ohne Gewähr. Für weitere Details wenden Sie sich bitte an das zuständige Zollamt.
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Stand 12.05.2020